1. Titolare del trattamento
Il titolare del trattamento è HERBAENIA S.R.L., con sede legale in Via Genova, 6 – 20070 Dresano (MI), Italia, C.F./P. IVA 14188960092, REA MI 2813645, capitale sociale € 10.000 interamente versato.
Per questioni relative al trattamento dei dati personali: info@herbaenia.it; PEC herbaenia@pec.it.
2. A chi si rivolge questa informativa
Questa informativa riguarda le persone che consultano le pagine Herbaenia e coloro che scrivono ai recapiti aziendali per richiedere informazioni sui prodotti, sulle forniture o sulle collaborazioni commerciali. Riguarda anche i referenti delle imprese che entrano in contatto con Herbaenia tramite i recapiti pubblicati sul sito.
Il sito attualmente ha finalità principalmente informative e B2B: non richiede la creazione di un account, non gestisce pagamenti online e può raccogliere richieste commerciali tramite un modulo web dedicato: ogni richiesta deve essere confermata da Herbaenia prima di costituire un ordine accettato.
Richieste commerciali tramite modulo online
Se il visitatore utilizza il modulo Rivenditori, Herbaenia riceve i dati identificativi e di contatto del referente, i dati fiscali e di fatturazione dell’impresa, le informazioni relative alla consegna, la provincia, il Kit selezionato, le condizioni commerciali scelte e le eventuali note inserite. Questi dati sono necessari per esaminare la richiesta e rispondere; vengono trasmessi dal server al recapito clienti@herbaenia.it tramite l’infrastruttura Aruba. La base giuridica è l’esecuzione di misure precontrattuali richieste dall’interessato ove applicabile (art. 6, par. 1, lett. b, GDPR) o il legittimo interesse a gestire rapporti e richieste dei referenti professionali (lett. f). L’invio non comporta pagamento né automatica accettazione dell’ordine. Non sono previsti processi decisionali automatizzati con effetti giuridici.
3. Quali dati possono essere trattati
Dati di navigazione. Durante la connessione il server e i sistemi tecnici possono trattare indirizzo IP, data e ora della richiesta, risorsa richiesta, risposta del server e dati tecnici di browser e dispositivo necessari all'erogazione, alla manutenzione e alla sicurezza del servizio.
Dati inviati volontariamente. Se una persona scrive a Herbaenia via email o PEC, vengono trattati i recapiti del mittente, il contenuto del messaggio, gli eventuali allegati e i dati necessari per rispondere.
Dati relativi a interlocutori professionali. Possono essere trattati nome e cognome del referente, ruolo aziendale, impresa di appartenenza, dati di contatto e informazioni pertinenti a richieste o trattative commerciali.
Si chiede di non trasmettere dati personali superflui né dati particolari (per esempio sanitari) non necessari alla richiesta.
Canali di comunicazione aziendali. Le comunicazioni professionali possono transitare attraverso le caselle ArubaMail info@herbaenia.it, clienti@herbaenia.it e fornitori@herbaenia.it, oltre alla PEC herbaenia@pec.it. Per alcune attività legate all'avvio societario è stata utilizzata anche la casella herbaenia@gmail.com. L'indirizzo herbaenia@proton.me è stato predisposto ma, alla data di aggiornamento dell'informativa, non è ancora utilizzato per comunicazioni operative.
4. Finalità e basi giuridiche
- Erogazione, manutenzione e sicurezza del sito: legittimo interesse di Herbaenia a rendere il sito disponibile, prevenire abusi e risolvere malfunzionamenti (art. 6, par. 1, lett. f, GDPR).
- Risposta a email e richieste spontanee: misure precontrattuali adottate su richiesta dell'interessato, se applicabili, oppure legittimo interesse a gestire i contatti e rispondere alle richieste dei referenti aziendali (art. 6, par. 1, lett. b oppure f, GDPR).
- Valutazione di proposte e rapporti B2B: gestione delle trattative e dei rapporti con imprese e relativi referenti, in base alle misure precontrattuali/contrattuali applicabili, al legittimo interesse organizzativo e agli eventuali obblighi di legge (art. 6, par. 1, lett. b, c o f, secondo il caso).
- Accertamento, esercizio o difesa dei diritti: legittimo interesse alla tutela dei diritti di Herbaenia, nei limiti previsti dalla legge (art. 6, par. 1, lett. f, GDPR).
Herbaenia non utilizza il semplice invio di una richiesta per iscrivere automaticamente il mittente a newsletter o iniziative di marketing.
5. Conferimento dei dati
La semplice consultazione del sito non richiede di comunicare volontariamente nome o altri recapiti, fermo il trattamento tecnico necessario alla connessione. Scrivere a Herbaenia è facoltativo; tuttavia, senza un recapito o senza le informazioni necessarie, potrebbe non essere possibile rispondere o valutare una richiesta commerciale. Quando un dato sia necessario per adempiere a obblighi di legge o stipulare un contratto, tale necessità sarà comunicata nel contesto pertinente.
6. Soggetti che possono trattare i dati
I dati possono essere accessibili alle persone autorizzate da Herbaenia e ai fornitori che erogano servizi necessari al funzionamento del sito, alla posta elettronica e all'assistenza tecnica, nei limiti dei rispettivi ruoli e degli eventuali accordi richiesti dall'art. 28 GDPR.
Per l'attuale configurazione tecnica Herbaenia si avvale di servizi di hosting e posta elettronica forniti da Aruba, inclusa la casella ArubaMail. I domini e lo spazio web possono essere amministrati, nella fase transitoria, tramite MA&Associati: gli accessi effettivi ai dati dipendono dalle attività concretamente svolte.
I dati possono essere comunicati alle autorità quando previsto dalla legge. Non sono ceduti o venduti per finalità commerciali di terzi.
La posta aziendale utilizza più servizi: le tre caselle @herbaenia.it sono gestite tramite ArubaMail; la casella herbaenia@gmail.com, usata nelle prime attività di costituzione e avvio, è gestita tramite Google Gmail. L'account herbaenia@proton.me è disponibile tramite Proton Mail, ma non è attualmente utilizzato per operazioni aziendali. Questi fornitori non sono necessariamente destinatari di tutte le comunicazioni: ciascun servizio tratta i dati che transitano o sono conservati nei propri sistemi secondo le caratteristiche del servizio effettivamente impiegato e il pertinente quadro contrattuale e normativo.
7. Conservazione dei dati
Richieste informative che non evolvono in un rapporto commerciale: Herbaenia adotta come criterio organizzativo la conservazione per il tempo necessario a rispondere e seguire la richiesta; propone come termine ordinario massimo 12 mesi dall'ultimo contatto significativo, salvo esigenze documentabili di ulteriore gestione o tutela dei diritti. Questa regola deve essere applicata anche alla gestione della casella email.
Trattative e rapporti commerciali: i dati vengono conservati per la durata della trattativa o del rapporto e, successivamente, per i periodi derivanti dagli obblighi legali, contabili e fiscali o dalle esigenze di tutela dei diritti.
Dati tecnici e registri di accesso: la durata dipende dalla configurazione e dalle politiche del servizio di hosting, dalle finalità di sicurezza e dagli obblighi applicabili. Herbaenia applica il criterio di limitarne la conservazione a quanto necessario per tali finalità e può fornire, su richiesta, le informazioni tecniche disponibili presso il fornitore.
8. Trasferimenti verso Paesi esterni allo SEE
La gestione ordinaria dei dati avviene mediante i servizi indicati in questa informativa. Herbaenia non dispone, alla data di questa versione, di elementi sufficienti per attestare in modo assoluto l'assenza di trasferimenti internazionali in tutte le componenti tecniche e di assistenza dei fornitori. Eventuali trasferimenti fuori dallo Spazio Economico Europeo, quando presenti, devono essere fondati sulle condizioni del Capo V del GDPR (per esempio decisioni di adeguatezza o garanzie appropriate). Le informazioni sulle garanzie applicabili possono essere richieste ai recapiti del Titolare.
In particolare, l'utilizzo della casella Gmail richiede di tenere conto anche dell'infrastruttura e delle condizioni privacy applicabili ai servizi Google. La presenza di un account Proton Mail, finché non viene usato per le comunicazioni, non implica che vi siano trasferiti i dati dei contatti Herbaenia. Eventuali trasferimenti internazionali e relative garanzie devono essere verificati in base ai servizi e ai piani effettivamente utilizzati; la sola sede europea di un fornitore non consente di escluderli automaticamente.
9. Cookie e altri strumenti di tracciamento
Nella versione HTML del sito esaminata per la pubblicazione non risultano integrati Google Analytics, Google Tag Manager o pixel pubblicitari. Una verifica effettuata in Firefox durante la navigazione iniziale non ha rilevato cookie memorizzati per l'host esaminato. Questi controlli non escludono, da soli, tutti gli strumenti tecnici eventualmente utilizzati dall'infrastruttura.
Non sono attualmente previste attività di profilazione pubblicitaria dei visitatori tramite il sito Herbaenia. Qualora vengano in futuro aggiunti servizi analitici, contenuti esterni o strumenti non tecnici, Herbaenia aggiornerà l'informativa e applicherà, ove necessario, meccanismi di consenso preventivo. Per ulteriori dettagli è prevista una informativa cookie dedicata.
10. Sicurezza
Herbaenia impiega misure tecniche e organizzative adeguate alle caratteristiche dei trattamenti per ridurre i rischi di accesso non autorizzato, perdita o divulgazione dei dati. Le persone che operano per Herbaenia trattano le informazioni nei limiti delle mansioni affidate.
11. Diritti degli interessati
Alle condizioni stabilite dal GDPR, è possibile richiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento e portabilità dei dati, quando applicabile; è inoltre possibile opporsi ai trattamenti basati sul legittimo interesse, per motivi legati alla propria situazione particolare. Se un trattamento si basa sul consenso, questo può essere revocato in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità delle operazioni precedenti.
Per esercitare i diritti: info@herbaenia.it oppure herbaenia@pec.it. Resta il diritto di presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali e di ricorrere all'autorità giudiziaria nei casi previsti.
12. Decisioni automatizzate
Per le attività di navigazione e contatto descritte in questa informativa Herbaenia non effettua decisioni basate esclusivamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o incidano in modo analogamente significativo sulle persone, ai sensi dell'art. 22 GDPR.
13. Aggiornamenti
La presente informativa viene aggiornata quando cambiano i servizi, i trattamenti o il quadro normativo applicabile. La data di revisione è indicata all'inizio della pagina. aree riservate, WhatsApp Business o servizi di analisi potrebbe richiedere integrazioni specifiche prima della loro attivazione.